Gutscheine - Steuerliche Beurteilung im LocaFox Kassensystem
Mehrzweckgutscheine
Mehrzweckgutscheine sind eine beliebte Möglichkeit, Kundenbindung zu fördern. Für die korrekte Abbildung in der Kasse ist jedoch wichtig zu verstehen, wie diese steuerlich zu behandeln sind – insbesondere seit der Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der Pflicht zur TSE.
Ein Mehrzweckgutschein liegt vor, wenn beim Verkauf noch nicht feststeht, welche konkreten Waren oder Leistungen später bezogen werden – und damit auch nicht, welcher Steuersatz zur Anwendung kommt.
Das LocaFox Kassensystem unterstützt derzeit nur Mehrzweckgutscheine. Hier erfahren Sie, wie Sie Gutscheine in der LocaFox Tablet-App nutzen.
Praxisbeispiel aus dem Einzelhandel
Ein Feinkostgeschäft verkauft einen 50 € Mehrzweckgutschein. Der Kunde kann diesen später sowohl für Kaffee (7 % MwSt.) als auch für Spezialitäten wie Wein oder Öl (19 % MwSt.) einlösen. Zum Zeitpunkt des Verkaufs ist also unklar, welche Steuer auf die spätere Leistung entfällt – genau das macht es zum Mehrzweckgutschein.
Verkauf eines Mehrzweckgutscheins
Beim Verkauf eines Mehrzweckgutscheins entsteht eine Forderung des Kunden gegenüber dem Unternehmen. Der Kunde erhält einen Anspruch auf eine zukünftige Lieferung – der genaue Steuersatz steht zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht fest.
So wird der Verkauf in der Kasse abgebildet:
- Der Gutschein wird als Artikel mit 0 % Umsatzsteuer im Kassensystem angelegt.
- Der Betrag wird in der TSE mit 0 % Steuer abgesichert.
- Achtung: Der Gutscheinverkauf zählt dennoch als Umsatz und wird in der Tagesauswertung berücksichtigt – allerdings ohne Steuer.
Beispiel: Verkauf eines 50 € Gutscheins → 50 € Umsatz (mit 0 % Steuer) in der Auswertung.
Einlösung eines Mehrzweckgutscheins
Bei der Einlösung des Gutscheins wird die ursprüngliche Forderung aufgelöst. Der eingelöste Betrag wird negativ mit 0 % Steuer auf dem Beleg aufgeführt. Gleichzeitig werden die tatsächlich gekauften Artikel mit dem jeweils korrekten Steuersatz (z. B. 7 % oder 19 %) auf der Rechnung ausgewiesen.
In der Kasse bedeutet das:
- Der Gutschein wird als negativer Artikel mit 0 % Steuer erfasst.
- Der Kunde zahlt nur noch den Differenzbetrag (wenn der Gutschein nicht ausreicht) oder nichts mehr (bei voller Deckung).
- Die TSE sichert den Gutscheinbetrag negativ mit 0 % Steuer.
- Der Tagesumsatz wird entsprechend reduziert.
Beispiel: Kauf von Waren im Wert von 50 €, vollständig mit Gutschein bezahlt → 50 € regulärer Umsatz (mit Steuer) minus 50 € Gutschein (mit 0 %) → Tagesumsatz netto evtl. negativ, Steuerlast bleibt aber bestehen!
Wichtige Hinweise zur Auswertung
Da sowohl der Verkauf als auch die Einlösung als Umsatz mit 0 % Steuer erfasst werden, ergeben sich Besonderheiten in den Berichten:
- Der Gutscheinverkauf erhöht den Umsatz (mit 0 % Steuer).
- Die Einlösung verringert den Umsatz (ebenfalls mit 0 % Steuer).
- Wenn an einem Tag viele Einlösungen und wenig Verkäufe erfolgen, kann der Netto-Umsatz sogar negativ sein – obwohl steuerpflichtige Umsätze vorliegen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist ein Mehrzweckgutschein?
Ein Mehrzweckgutschein ist ein Gutschein, bei dem beim Verkauf noch nicht feststeht, welche konkreten Produkte oder Leistungen der Kunde damit später erwerben wird – und somit auch nicht, welcher Steuersatz gilt. Er unterscheidet sich dadurch von einem Einzweckgutschein, bei dem Leistung und Steuersatz bereits beim Verkauf feststehen.
Wie verkaufe ich einen Mehrzweckgutschein im LocaFox Kassensystem?
Ein Mehrzweckgutschein wird über das Gutscheinsymbol oberhalb des Warenkorbs verkauft. Nach Eingabe des Gutscheinwerts wird er automatisch als Artikelposition mit 0 % Umsatzsteuer dem Warenkorb hinzugefügt. Der Verkaufsvorgang wird in der TSE dokumentiert und fließt in den Tagesumsatz ein – allerdings ohne Steuer.
Wie löse ich einen Mehrzweckgutschein ein?
Die Einlösung erfolgt im Zahlprozess. Dort können Sie entweder:
- einen LocaFox Gutschein scannen oder
- einen Fremdgutschein manuell mit freiem Betrag hinzufügen.
Der Gutschein wird dann als Negativposition mit 0 % Steuer dem Warenkorb hinzugefügt. Die übrigen Artikel bleiben mit ihrem regulären Steuersatz (z. B. 7 % oder 19 %) bestehen.
Was ist der Unterschied zwischen einem LocaFox Gutschein und einem Fremdgutschein?
- LocaFox Gutscheine werden direkt im LocaFox Kassensystem verkauft und verwaltet. Die Forderung entsteht beim Verkauf im System.
- Fremdgutscheine stammen aus externen Systemen (z. B. Stadtgutscheine oder Bonusprogramme). Die Forderung und der ursprüngliche Umsatz wurden bereits im Fremdsystem erfasst – in LocaFox erfolgt lediglich die Einlösung.
Beide Gutscheinarten werden bei der Einlösung im Kassensystem identisch behandelt.
Wie wird ein Mehrzweckgutschein auf dem Bon dargestellt?
- Beim Verkauf: Als Position mit dem Gutscheinwert und 0 % Umsatzsteuer.
- Bei der Einlösung: Als negative Position mit 0 % Steuer, die den Gesamtbetrag der Rechnung reduziert.
Muss ich beim Verkauf Umsatzsteuer abführen?
Nein. Da beim Verkauf noch nicht feststeht, welche Produkte später bezogen werden, fällt beim Verkauf keine Umsatzsteuer an. Erst bei der Einlösung wird auf die tatsächlich erworbenen Waren die Steuer berechnet.
Warum taucht der Gutscheinverkauf im Tagesumsatz auf, obwohl keine Steuer anfällt?
Der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins gilt als steuerfreier Umsatz (0 %) und wird daher in den Tagesumsatz mit aufgenommen – allerdings ohne steuerliche Auswirkung. Das kann in der Auswertung zu einem höheren Bruttoumsatz führen, der jedoch keine Steuerlast erzeugt.
Warum kann mein Netto-Tagesumsatz negativ sein?
Wenn an einem Tag mehr Gutscheine eingelöst als verkauft werden, wird der Umsatz durch die negativen Gutscheinpositionen mit 0 % reduziert. Da diese Einlösungen keinen steuerpflichtigen Umsatz erzeugen, kann es sein, dass der Netto-Tagesumsatz rechnerisch negativ erscheint – obwohl auf die verkauften Artikel regulär Steuer anfällt. Die Steuerpflicht ergibt sich dann aus den konkreten Artikeln, nicht aus dem Gesamtsaldo.
Wie wird die Einlösung in der TSE gesichert?
Die Einlösung wird als negativer Umsatz mit 0 % Steuer in der TSE gespeichert – ebenso wie der ursprüngliche Verkauf als positiver Umsatz mit 0 %.