Erstellung von Produktgruppen und Verkaufsartikeln im Backoffice für die Warenwirtschaft

Produktpflege und Warengruppen

Das Anlegen von Produktgruppen vereinfacht das organisierte Arbeiten mit dem LocaFox POS. Durch die Aufteilung in Top-Produktgruppen und Produktuntergruppen bestimmen Sie, wie die LocaFox POS Kassen-App aufgebaut ist. Beim erstmaligen Einrichten des Backoffices können Sie Ihrer Warenwirtschaft eine praxisgerechte Struktur geben. Die Produktgruppen geben Ihren Produkten eine Struktur und dienen der systematischen Gliederung, ähnlich wie bei Ordnern. Die Zuordnungen können jederzeit geändert und sogar gelöscht werden.

Die Erstellung von Produktgruppen im Backoffice

Um Ihre Produktgruppen anzulegen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt Produktgruppen. Durch Klicken auf + Neue Top-Produktgruppe können Sie neue Produktgruppen anlegen und diese
Um bestehende Produktgruppen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Produktgruppe. Sie können sie in den Abteilungsdaten umbenennen. Durch Anklicken der beiden Pfeile können Sie die Reihenfolge der Produktgruppen anpassen. Durch das Verschieben der Produktgruppen im Backoffice nach oben/unten ändert sich auch die Anordnung der Produktgruppen in der Checkout-App. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Top- oder Unterkategorie zu löschen.

Die Artikelerstellung im Backoffice

Unter dem Menüpunkt Produkte können Sie Ihre Verkaufsartikel anlegen. Erstellte Produkte können über die Suchleiste leicht gefunden werden. Falls Sie mehrere Filialen betreiben, können Sie im oberen Bereich die entsprechende Filiale auswählen. Dort finden Sie auch die von Ihnen angelegten Produktgruppen. Auf der rechten Seite werden alle Artikel in Ihrer Bestandsverwaltung aufgelistet. Beachten Sie, dass Ihnen mehrere Filter zur Verfügung stehen, mit denen Sie Ihre Artikel filtern können. Zusätzliche Filter sind auch für Hersteller, Marken, Produktstatus (in / aktive Produkte) und Inventar / Produkte mit geringem Inventar verfügbar.

Erstellen Sie ein neues Produkt

Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie unter dem Menüpunkt Produkte auf + Neues Produkt . Das Fenster Produkt bearbeiten wird geöffnet.

  

Basisdaten

Unter Stammdaten werden die wichtigen Daten für jedes Produkt angelegt. Pflichtangaben sind mit einem roten * gekennzeichnet.

 
Jedes Produkt erhält eine eigene interne Artikelnummer / SKU (Stock Keeping Unit) . Über diese Seite vergibt das System immer automatisch eine individuelle SKU. Sie können aber auch Ihre eigene Zahlen- und Buchstabenkombination wählen.
Eine GTIN / EAN / ISBN ist eine weltweit eindeutige Nummer. Meistens ist es ein Strichcode auf der Verpackung eines Produkts. Wenn Sie diese Nummer in dieses Feld eingeben, können Sie das Produkt im Verkaufsprozess scannen und in den Warenkorb legen.
Der Feldname, der vom Produkt hinterlegt wird, muss einen eindeutigen Namen haben. Der genaue Name liegt bei Ihnen, basiert jedoch in der Regel auf dem Namen des Produkts.
Durch das Hochladen von Bildern können Sie Ihren Produkten Bilder zuordnen. B. die Identifizierung des Produkts in der Kassen-App erleichtern. Alle JPG- und PNG-Dateien, die kleiner als drei Megabyte (3 MB) sind, werden für den Bild-Upload unterstützten.
Schließlich wird jedes Produkt einer angelegten Produktgruppe zugeordnet. Klicken Sie dazu einfach auf Produktgruppe auswählen . In dem sich daraufhin öffnenden Fenster können Sie dieses Produkt dann einer Produktgruppe unterordnen.

Angaben zu Inhalt und Menge

Angaben zu Inhalt und Verkaufsmenge eines Produktes können unter den Angaben zu Inhalt und Menge gemacht werden. Die Verkaufsmenge eines Produkts gibt den Betrag an, für den Sie das Produkt an die Kunden verkaufen.



Sie können die Einstellungen für Verkaufseinheit verwenden z.B. zwischen Stück, Packung oder Flasche unterscheiden. Anhand der Inhaltsauswahl können Sie dann die Menge an Inhalten bestimmen, für die Sie das Produkt an Ihre Kunden verkaufen möchten. Durch die Auswahl von Inhaltseinheiten können Sie die Einheit angeben, mit der das zu verkaufende Produkt beschrieben werden kann. Es ist auch möglich, gewogenes oder gemessenes Gut über das Feld gemessenes / gewogenes Gut zu verteilen. Sie werden dann beim Verkauf aufgefordert, die gewogene oder gemessene Menge in die Kasse einzugeben.
Mit dem dynamischen Preis bestimmen Sie, ob Sie einen festen Verkaufspreis festlegen (dynamischer Preis: nein) oder ob beim Bezahlvorgang eine Tastatur eingeblendet werden soll, über die Sie selbst den aktuellen Verkaufspreis eingeben können (dynamischer Preis: ja).
Unter Bestandsführung legen Sie fest, ob der Bestand für Ihr Produkt geführt werden soll. Dies ist insbesondere für spätere Auswertungen des Absatzes interessant.

Dynamische Preise

Bei Produkten, für die kein fester Verkaufspreis ermittelt werden kann, besteht die Möglichkeit, Preise beim Verkauf manuell einzugeben. Die sogenannten Platzhalterprodukte mit dynamischen Preisen stehen stellvertretend für die anderen Sonderartikel einer Produktgruppe. Diese werden im Report den entsprechenden Warengruppen zugeordnet.
Wenn Sie während der Produktbearbeitung im Backoffice das Feld Dynamischer Preis auf “Ja” setzen, können Sie die Preise der Artikel beim Verkauf manuell auf Ihrem Tablet eingeben. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Artikel in Ihrer Kassen-App aus und das folgende Fenster öffnet sich automatisch.



Produktvarianten

Wenn von einem Produkt verschiedene Versionen, sogenannte Varianten, vorliegen, können Sie über Produkt hat Varianten die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Anschließend können Sie Eigenschaften (Farben, Größen etc.) definieren, die die Varianten grundlegend unterscheiden. Jeder dieser Eigenschaften werden dann unterschiedliche Werte zugewiesen. Im Beispiel werden den Eigenschaften Größe und Farbe unterschiedliche Werte zugewiesen.



Die verschiedenen Versionen werden dann in einer solchen Übersicht, einer sogenannten Variantenmatrix, angezeigt:



Tragen Sie dann die entsprechende Mehrwertsteuer und den Verkaufspreis unter dem blau geschriebenen Preis ein. Die Marge ergibt sich automatisch aus der Eingabe des Kaufpreises.
Sie können auch Ihren Einkaufspreis festlegen und die Marge definieren, dann wird daraus automatisch der Verkaufspreis berechnet.
Sie pflegen das Inventar, indem Sie auf das blau geschriebene Inventar klicken. Geben Sie im neuen Fenster unter Menge die Menge des Lagerbestands ein und drücken Sie Wareneingang.
Es kann auch eine Notiz eingegeben werden. Zusätzlich kann unter Min. ein Mindestbestand eingegeben werden. Lager. Durch Drücken von Speichern (Post) buchen Sie den Lagerbestand des Produkts.

Pfand

Um einem Artikel einen Pfandbetrag hinzuzufügen, legen Sie den Pfandbetrag im Backoffice während der Produktbearbeitung unter Pfand fest.


Warnung zum Mindestbestand

Die Mindestbestandswarnung gibt Ihnen einen besseren Überblick über den Lagerbestand Ihrer Produkte. Sie sehen schnell, welche Produkte fast ausverkauft sind und können Ihre Nachbestellungen viel schneller organisieren.
In wenigen Schritten können Sie für jedes einzelne Produkt den Mindestbestand festlegen und bei Bedarf per E-Mail informiert werden.
In den Einstellungen Ihres Backoffice können Sie eine E-Mail Adresse definieren, an die automatisch eine E-Mail gesendet wird, wenn ein Produkt seinen voreingestellten Mindestbestand erreicht. Die Benachrichtigung kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden. Dafür gehen Sie im Backoffice unter Einstellungen in die Händlerdatenpflege. Unten finden Sie die Einstellungen für die Benachrichtigungen bei geringem Lagerbestand. Sollte dieses Feld nicht sichtbar sein, kontaktieren Sie den Kundenservice.

 

Da nicht jedes Produkt gleich oft verkauft wird, wird der Mindestbestand für jedes Produkt individuell angepasst. Gehen Sie dazu wie gewohnt in die Produktbearbeitung für das ausgewählte Produkt. Sie können Ihren Mindestbestand auch dort festlegen, wo Sie Ihren Bestand bearbeiten.


 

Wenn der hier eingegebene Lagerbestand erreicht ist, werden Sie benachrichtigt und können Ihre Bestellungen aufgeben. Alternativ können Sie den Mindestbestand auch in der Produktpflegeübersicht einstellen.
Klicken Sie einfach auf die Zahl in der Bestandsspalte und es öffnet sich automatisch das Pop-Up-Fenster Bestände bearbeiten , in dem Sie auch den Mindestbestand eingeben können.
Produkte, die den Mindestbestand unterschreiten, sind auffällig gekennzeichnet:



Um einen besseren Überblick zu bekommen, können Sie nach dem Lagerbestand der Produkte filtern und die Produkte mit geringem Lagerbestand können unter dem Filter Produktstatus angezeigt werden.

Folgende Bestände gelten als geringer Warenbestand:
  1. Produkte mit einem aktuellen Bestand gleich oder kleiner 0.
  2. Produkte mit einem definierten Mindestbestand und einem aktuellen Bestand gleich oder kleiner dem des definierten Mindestbestands.
Wenn Sie nicht möchten, dass Produkte in diesen Listen (nicht mehr) erscheinen, können Sie die die Bestandsführung deaktivieren oder die Produkte auf inaktiv setzen.

Generelle Benachrichtigung bei niedrigem Warenbestand

Es gibt zwei Arten der Benachrichtigung. Die erste ist die generelle, tägliche Benachrichtigung, die darauf hinweist, dass es Produkte im Inventar gibt, welche den Mindestbestand erreicht oder unterschritten haben. Dabei werden alle aktiven Filialen aufgelistet und angezeigt, wie viele Artikel in den jeweiligen Filialen den Mindestbestand erreicht haben. Die Benachrichtigung wird einmal täglich mittags an die definierte E-Mail Adresse versendet.

Individuelle Produktbenachrichtigung bei niedrigem Warenbestand

Der zweite Benachrichtungstyp basiert auf dem individuellen Produkt. Folgende Punkte gelten für diese Benachrichtigung, welche bei Aktivierung auch an die hinterlegte E-Mail Adresse geschickt wird:
  1. Die E-Mail Benachrichtigung wird 1x ausgelöst, sobald der Mindestbestand erreicht wird.
    1. Beispiel: Wenn der Mindestbestand eines Produktes 3 beträgt und der Bestand reduziert sich von 5 auf 3, dann wird eine Benachrichtigung automatisch verschickt. Sollte sich der Bestand am gleichen Tag noch auf 2 und dann auf 1 ändern, wird keine E-Mail mehr generiert. Kommt es dazu, dass sich der Bestand an dem Tag wieder erhöht und danach der Mindestbestand wieder erreicht oder unterschritten wird, so generiert das System erneut eine E-Mail.
  2. Sollten sich über einen Produktdatenimport die Produktbestände so reduzieren, dass sie den Mindestbestand erreichen/unterschreiten, wird keine automatische Benachrichtigung generiert.
  3. Wird eine Inventur durchgeführt und der Mindestbestand wird dadurch erreicht/unterschritten, generiert das System keine automatische Benachrichtigung.


Videoerklärung zur Erstellung von Warengruppen im Backoffice: 



Videoerklärung zur Produkterstellung im Backoffice:



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